Privacy en persoonsgegevens.

Bij Fysiotherapie MTC de Viergang gaan we zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en medische gegevens. Op deze pagina leggen we in begrijpelijke taal uit welke gegevens wij gebruiken, waarom we deze nodig hebben, met wie we gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

Fysiotherapie MTC de Viergang B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Heeft u een vraag of klacht over privacy?

Heeft u een vraag over uw persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van een van uw privacyrechten? Neem dan contact met ons op.

Koen Ruigrok, Algemeen directeur Fysiotherapie MTC de Viergang B.V.
Telefoon: 015-3699710

Whatsapp: 06-13389193
E-mail: koen@mtcdeviergang.nl

Komt u er samen met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AP adviseert betrokkenen eerst contact op te nemen met de organisatie zelf.

ZIVVER / beveiligd met ons communiceren

Wilt u vertrouwelijke informatie met ons delen, bijvoorbeeld persoonsgegevens of medische gegevens? Dan kunt u gebruikmaken van onze beveiligde communicatie via ZIVVER.

Via deze link opent u een beveiligde omgeving waarin u vertrouwelijke informatie over uzelf of, wanneer dat van toepassing en toegestaan is, over iemand anders met ons kunt delen. De beveiligde omgeving wordt geopend in een nieuw venster.

Wij maken hiervoor gebruik van ZIVVER, een dienst waarmee wij een overeenkomst hebben voor beveiligde digitale communicatie.

Waarom gebruiken wij ZIVVER? Persoonsgegevens en medische informatie zijn vertrouwelijk. Door deze informatie via ZIVVER te versturen, wordt het bericht beveiligd verzonden en is het alleen toegankelijk voor u en de daarvoor bevoegde personen binnen de directie van Fysiotherapie MTC de Viergang B.V. Gebruik ZIVVER daarom bij voorkeur wanneer u medische gegevens of andere privacygevoelige informatie met ons wilt delen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de reden waarom u contact met ons heeft.

Bij fysiotherapeutische behandeling kunnen wij onder andere uw naam, adres, contactgegevens, geboortedatum, BSN, verzekeringsgegevens, gegevens over uw huisarts of verwijzer en gegevens over uw gezondheid, onderzoek en behandeling verwerken.

Daarnaast kunnen wij administratieve gegevens verwerken die nodig zijn voor afspraken, declaraties, betalingen en communicatie.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom extra beschermd. Zorgverleners zijn wettelijk verplicht om voor een goede behandeling een medisch dossier bij te houden. Hiervoor is niet afzonderlijk toestemming van de patiënt nodig.

Identificatie en BSN

Zorgaanbieders zijn verplicht het BSN van patiënten te gebruiken en moeten controleren of het BSN bij de juiste persoon hoort. Daarom vragen wij u om u bij uw eerste afspraak te identificeren met een geldig identiteitsbewijs.

Wij registreren de gegevens die daarvoor wettelijk noodzakelijk zijn.

Een kopie van uw identiteitsbewijs maken wij niet standaard. Voor een kopie of scan is een afzonderlijke noodzaak en, waar vereist, uw toestemming nodig.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere om fysiotherapeutische zorg te kunnen verlenen, een medisch dossier bij te houden, afspraken te plannen, met u te communiceren, declaraties en betalingen af te handelen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Voor iedere verwerking moet een geldige grondslag bestaan. Voor gezondheidsgegevens gelden daarnaast aanvullende wettelijke voorwaarden omdat dit bijzondere persoonsgegevens zijn.

Wij vragen alleen om toestemming wanneer toestemming daadwerkelijk de toepasselijke grondslag is. Wanneer wij gegevens bijvoorbeeld wettelijk moeten verwerken voor uw behandeling, is toestemming niet altijd de juridische grondslag.

Voor welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Afhankelijk van het doel verwerken wij persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de behandelovereenkomst, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of vanwege een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze praktijk. Wanneer de wet voor een specifieke verwerking toestemming vereist, vragen wij deze vooraf. Voor medische en andere bijzondere persoonsgegevens gelden daarnaast aanvullende wettelijke voorwaarden.

Uw medisch dossier

Uw fysiotherapeut houdt een dossier bij met informatie die noodzakelijk is voor uw behandeling.

Alleen medewerkers die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, mogen deze gegevens inzien. Voor elektronische patiëntendossiers gelden daarnaast eisen aan beveiliging en het bijhouden van toegang tot gegevens.

Uw medisch dossier wordt in beginsel minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier bewaard. In bepaalde situaties kan een langere bewaartermijn noodzakelijk of toegestaan zijn.

Delen van medische gegevens

Medische gegevens worden niet zomaar met anderen gedeeld.

Wanneer gegevens met een andere zorgverlener worden uitgewisseld, houden wij rekening met het medisch beroepsgeheim en de geldende regels voor toestemming en gegevensuitwisseling.

Wanneer toestemming nodig is, kan deze afhankelijk van de situatie mondeling, schriftelijk of digitaal worden gegeven.

Voor zorgverleners die rechtstreeks bij dezelfde behandeling betrokken zijn kunnen andere regels gelden. Ook kunnen er bijzondere situaties zijn waarin gegevens op grond van de wet mogen of moeten worden verstrekt.

Wij delen nooit méér medische informatie dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.

Zorgverzekeraars en declaraties

Voor het declareren en controleren van zorg kunnen persoonsgegevens met uw zorgverzekeraar worden uitgewisseld wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Onder bepaalde wettelijke voorwaarden kan een zorgverzekeraar informatie opvragen voor controle van declaraties. Hiervoor gelden beperkingen: alleen informatie die voor de controle noodzakelijk is mag worden gebruikt.

Dienstverleners en verwerking binnen en buiten de EER

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van externe partijen, bijvoorbeeld voor het elektronisch patiëntendossier, beveiligde communicatie, ICT, financiële administratie en andere ondersteunende diensten.

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en wanneer passende afspraken over privacy en beveiliging zijn gemaakt. Waar een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij indien vereist een verwerkersovereenkomst.

De verwerking van persoonsgegevens vindt zoveel mogelijk plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Het kan voorkomen dat een leverancier of een door deze leverancier ingeschakelde subverwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt. In dat geval zorgen wij ervoor dat de doorgifte plaatsvindt volgens de eisen van de AVG. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door gebruik te maken van passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Wij beoordelen onze afspraken met leveranciers periodiek en streven ernaar persoonsgegevens alleen te laten verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Website en cookies

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de website goed en veilig te laten functioneren.

Voor cookies en vergelijkbare technologieën waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf uw keuze via onze cookie-instellingen.

U kunt uw cookievoorkeuren later aanpassen.

Wanneer wij gegevens gebruiken voor bijvoorbeeld statistiek of online marketing, gebeurt dit alleen volgens de toepasselijke privacy- en cookieregels.

Cameratoezicht

Voor de veiligheid van patiënten, bezoekers, medewerkers en eigendommen maken wij in delen van onze praktijk gebruik van cameratoezicht.

De camera’s worden uitsluitend ingezet voor beveiligingsdoeleinden. Behandelkamers en onze toiletten zijn niet voorzien van cameratoezicht. De camerabeelden worden niet gebruikt om medewerkers te beoordelen op hun functioneren.

Camerabeelden worden beveiligd opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor personen die hiervoor binnen Fysiotherapie MTC de Viergang B.V. bevoegd zijn.

Reguliere camerabeelden worden in principe 14 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Wanneer beelden nodig zijn voor de afhandeling van een incident, bijvoorbeeld bij diefstal, schade of een veiligheidsincident, kunnen de betreffende beelden langer worden bewaard zolang dit voor de afhandeling daarvan noodzakelijk is.

Wij informeren bezoekers en medewerkers over het gebruik van cameratoezicht. De bewaartermijn, het doel van het cameratoezicht en de toegang tot de beelden zijn intern vastgelegd.

Rechten minderjarigen

Voor kinderen gelden aanvullende regels.

Bij kinderen jonger dan 12 jaar oefenen ouders of wettelijke vertegenwoordigers de rechten rondom de behandeling en het dossier in beginsel namens het kind uit.

Van 12 tot 16 jaar hebben zowel het kind als de ouder of wettelijke vertegenwoordiger een rol bij beslissingen over de behandeling. Ook het recht van ouders op inzage in het dossier wordt vanaf 12 jaar beperkter.

Vanaf 16 jaar beslist een jongere in beginsel zelf over zijn of haar behandeling en medische gegevens. Ouders hebben vanaf die leeftijd niet automatisch recht op inzage in het medisch dossier.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wanneer voor bepaalde gegevens een wettelijke bewaartermijn geldt, houden wij ons aan die termijn.

Voor de belangrijkste gegevens gelden binnen onze praktijk de volgende uitgangspunten:

Medisch dossier: in beginsel 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. In bijzondere situaties kan het noodzakelijk of wettelijk toegestaan zijn om het dossier langer te bewaren.
Financiële en fiscale administratie: gegevens die onderdeel uitmaken van onze wettelijke administratie bewaren wij minimaal 7 jaar.
Camerabeelden: reguliere camerabeelden worden 14 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Beelden waarop een incident is vastgelegd, kunnen langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de afhandeling van het incident.
Contact en correspondentie: e-mails, WhatsApp-berichten en andere correspondentie bewaren wij niet langer dan nodig is voor de behandeling van uw vraag of voor onze dienstverlening. Wanneer relevante informatie onderdeel wordt van uw medisch dossier, geldt daarvoor de bewaartermijn van het medisch dossier.
Website- en cookiegegevens: de bewaartermijn is afhankelijk van het gebruikte cookie of de betreffende dienst. Meer informatie hierover vindt u in onze cookie-instellingen.

Voor persoonsgegevens waarvoor geen specifieke wettelijke bewaartermijn geldt, bepalen wij de bewaartermijn aan de hand van het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt. Zodra gegevens daarvoor niet meer nodig zijn en er geen wettelijke reden is om ze langer te bewaren, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Uw privacyrechten

U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt ons onder andere vragen om inzage in uw gegevens, correctie van onjuiste gegevens, beperking van verwerking of – wanneer de wet dat toestaat – verwijdering van gegevens. In bepaalde situaties heeft u ook recht op bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u die toestemming weer intrekken. Dit heeft geen invloed op verwerkingen die vóór het intrekken rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Bij een medisch dossier heeft u daarnaast onder meer recht op inzage en een kopie en kunt u in bepaalde gevallen om vernietiging van (delen van) het dossier vragen.

Uw eerste kopie van het medisch dossier is gratis. Alleen wanneer u om extra kopieën vraagt, kan daarvoor onder voorwaarden een redelijke vergoeding worden gevraagd.

Wij kunnen uw identiteit controleren voordat wij een privacyverzoek uitvoeren, zodat uw gegevens niet bij een onbevoegde terechtkomen. Daarbij mogen wij niet méér identificatiegegevens vragen dan daarvoor noodzakelijk is.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. In bijzondere omstandigheden mag deze termijn worden verlengd; u moet daar dan binnen de eerste maand over worden geïnformeerd.

Verzoek tot vernietiging van uw medisch dossier

U kunt vragen om uw medisch dossier geheel of gedeeltelijk te laten vernietigen.

Zo'n verzoek moet in beginsel binnen één maand worden uitgevoerd. Een verzoek kan in bijzondere omstandigheden worden geweigerd, bijvoorbeeld wanneer informatie ook van groot belang is voor een ander of wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor een juridische procedure.

Daarom beoordelen wij een verzoek tot vernietiging altijd individueel.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en ander onrechtmatig gebruik.

Medewerkers die toegang hebben tot medische en andere vertrouwelijke persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding.

Vermoedt u een datalek?

Denkt u dat persoonsgegevens bij ons onbedoeld toegankelijk zijn geworden, verloren zijn gegaan of bij een verkeerde persoon terecht zijn gekomen? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.

Wij beoordelen vervolgens of sprake is van een datalek en of dit volgens de AVG bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokken personen moet worden gemeld.

De formele verantwoordelijkheid om een meldplichtig datalek bij de AP te melden ligt bij de verwerkingsverantwoordelijke organisatie, niet bij de patiënt/cliënt.